Automatische beantwoording instellen
Autoresponders of automatische beantwoordingen zijn bedoeld om automatisch antwoord te geven op ontvangen e-mail. U kunt verschillende 'responsberichten' instellen om op verschillende soorten e-mail antwoord te geven. Dit doet u door zoekwoorden op te geven, waar de server op controleert en dan het responsbericht erbij zoekt. U kunt bijvoorbeeld instellen dat responsbericht1 wordt verstuurd als in de titel het woord 'Bestelling' zit.
Als u wilt, kunt u ook de e-mail die ontvangen is in het automatische beantwoording adres, door laten sturen naar een ander adres. Dit is vooral handig als de zoekwoorden niet gevonden zijn. Als u inlogt in uw control panel via http://www.protagonist.nl, kunt u naar het tabblad Beheer gaan. Hierna gaat u naar het tabblad Webhosting / Domeinen. Klik hier op de groene knop onder Beheer rechts van de domeinnaam waarvoor u de e-mailaccounts wil beheren. Hierna zal het volgende scherm als nieuw venster geopend worden.
Druk op 'Mailaccounts' om naar het volgende menu te gaan.
Om een nieuwe automatische beantwoording in te stellen, klikt u op het e-mail adres waar u de Automatische beantwoording op wilt hebben.
Nu komt u in het scherm waar u de keuze tussen de verschillende opties gaat maken. Om een Automatische beantwoording aan te maken, klikt u op de knop 'Automatische beantwoordingen'.
Hier kiest u 'Nieuwe automatische beantwoording toevoegen'.
U ziet nu in de volgende pagina het nieuwe e-mail adres. Ga hierna een pagina terug door op 'Omhoog' te klikken. Het nieuwe e-mail adres staat nu ingesteld. U heeft nu het account aangemaakt.
Hier gaat u alle instellingen invoeren. Het eerste veld is de naam van de Naam van automatische beantwoording. Wij zullen die hier autoresponder noemen. Onder het kopje ' Specificeer de voorwaarde voor dit automatische antwoord' kunt u kiezen of er bij ieder bericht automatisch een bericht wordt terug gestuurd (altijd beantwoorden), of dat eerst op een woord gezocht dient te worden (wanneer er specifieke woorden worden gevonden in de onderwerpregel van het bericht ). Als u wilt dat in het bericht naar een woord wordt gezocht klik dan ' wanneer er specifieke woorden worden gevonden in de tekst van het bericht ' aan en geef in het veld rechts de zoekterm op. U kunt ook kiezen om in de titel van de e-mail te zoeken naar de zoekterm , klik hiervoor 'wanneer er specifieke woorden worden gevonden in de onderwerpregel van het bericht' aan. En ook hier dient dan het veld rechts ingevuld te zijn.
Daarnaast kan nog gekozen worden of de e-mail terug gestuurd wordt met dezelfde titel waarmee hij aankwam, of dat het bericht een door u gekozen titel krijgt. Hierboven wordt het bericht terug gestuurd met dezelfde titel. Wilt u uw eigen titel opgeven klik dan op het knopje bij 'Onderwerpregel van beantwoording ' met het tekstvak erachter en vul daar de titel in.
Ook kunt u opgeven naar welk e-mail adres alle replies gaan. U kunt hier bij 'Antwoordadres' uw eigen e-mail adres opgeven zodat u de replies ook kunt bekijken. Als u hier niets invult dan gaan de replies naar de automatische beantwoorder ( hier dus adres@domeinnaam.nl). In het 'Beantwoord met tekst ' veld kunt u de tekst invoeren die als responsbericht gebruikt wordt.
Bij 'Stuur een antwoord naar het unieke e-mailadres niet vaker dan' kunt u instellen hoe vaak u een mailtje van een bepaalde persoon automatisch wilt beantwoorden. Als u een e-mail van naam1@naam.com op uw automatische beantwoorder krijgt, krijgt die ander afhankelijk van uw voorwaarden automatisch een mailtje terug. Nu kunt u instellen, of hij weer een mailtje krijgt, als hij voor de 2de keer iets naar uw automatische beantwoorder stuurt. U kunt zelf kiezen hoe vaak hij een automatische beantwoorder krijgt. Het is aan te raden om het aantal niet te hoog te zetten, omdat er dan een mailloop kan ontstaan. Als de verzender ook een automatische beantwoorder heeft, wordt het bericht steeds heen en weer gestuurd. Ook wordt het steeds groter doordat beide servers steeds iets toevoegen. Dit zou een enorme belasting voor de server betekenen. '10 keer per dag' is aanbevolen.
Ook kunt u instellen hoeveel mailadressen u op wilt laten slaan. 1000 is in de meeste gevallen genoeg.
Achter ' Stuur bij een automatisch antwoord het originele bericht door naar de opgegeven e-mail' kunt u invullen naar welke mailbox de ontvangen berichten doorgestuurd moeten worden.
U kunt ook nog bestanden toevoegen aan de responsmailtjes. Om dit te doen klikt u op de 'Nieuwe bijlage toevoegen' knop. U komt dan in het onderstaande scherm.
U dient eerst op de 'bladeren' knop te klikken om het bestand te zoeken. Als u een bestand heeft gekozen klikt u op de 'Bestand Versturen' knop. Het bestand komt dan in het 'Bestanden' gedeelte te staan.
Hier ziet u dat wij het bestand voorbeeld.txt hebben verzonden. Om een bestand te verwijderen vinkt u het aan en klikt u op 'Remove selected'. Vink nu het bestand aan en klik op 'Ok'.
Hier ziet u dat het bestand voorbeeld.txt is verzonden. Om een bestand te verwijderen vinkt u het aan en klikt u op 'Verwijderen'. Vink nu het bestand aan en klik op 'OK'.
Als u nu op 'OK' drukt wordt de Automatische beantwoorder toegevoegd. U zult zien dat er nog een rood kruis voor 'Automatische Beantwoordingen' staat.
Als u nu op 'Inschakelen' klikt is de Automatische beantwoorder geactiveerd. Deze zal binnen enkele minuten actief zijn.
De automatische beantwoorder is nu klaar voor gebruik.
